¿POR QUÉ CREAR UNA FIRMA DE CORREO ELECTRÓNICO?
En la última entrada del blog: https://kracia.es/como-redactar-un-correo-formal-guia-practica-y-ejemplos/, hablamos de la importancia de conocer la estructura de un correo electrónico formal, entre las que destacaba la importancia de saber cómo hacer una firma digital para correo electrónico.
Es muy probable, que en tu día a día laboral, si empleas la comunicación a través de correo electrónico, quieras emplear elementos que impacten directamente en los receptores de tu información. Además, la profesionalidad y eficacia de tus correos electrónicos pueden impactar directamente en la imagen de tu empresa.
A lo largo de esta entrada, voy a darte la solución que tienes que implementar si quieres seguir el camino correcto para conseguir la rigurosidad y profesionalidad necesaria en tus correos electrónicos; la firma de correo electrónico.
Con ella, no solo conseguirás un aspecto más formal en tus correos, sino que también facilita a los destinatarios el hecho de ponerse en contacto contigo, ya que, ofrecerás todo tipo de información relevante sobre ti y tu negocio. Pero ¿cómo hacer una firma de correo electrónico correctamente?
A lo largo de esta entrada, te enseñamos cada uno de los pasos a realizar durante el proceso de creación e implementación de tu firma de correo electrónico para tu trabajo.
¿Qué es una firma de correo electrónico?
Antes de empezar a hablar sobre el “cómo”, debemos empezar entendiendo el “qué”.
Una firma de correo electrónico es un conjunto de datos que acompaña o está vinculada a un mensaje de correo electrónico, y se utiliza para verificar la autenticidad e integridad del mensaje o documento. En el caso de los correos electrónicos, es recomendable que tu firma incluya: tu nombre, título o puesto, empresa, información de contacto, logo y enlaces a tus redes sociales o sitio web.
Diferencia entre una firma de correo electrónico y una firma digital para documentos
Ahora que ya sabes un poco acerca de la firma digital, estarás pensando en la diferencia entre la firma digital de documentos y la firma digital para correo electrónico. Pese a su parecido, tienen grandes diferencias. Y si, es importante no confundirlas.
Una firma de correo electrónico es un elemento que utilizamos para profesionalizar y personalizar los correos electrónicos que enviamos desde nuestro correo profesional, ofreciendo a los receptores la información necesaria sobre uno mismo. En cambio, la firma digital, es un elemento que utilizamos para firmar en documentos oficiales, sin necesidad de ser impresos, ya que se hace de forma digital.
Requisitos previos para crear una firma de correo electrónico
Para crear una firma de correo electrónico, necesitarás un programa de correo electrónico, como Outlook o Gmail, y un servicio de creación de firmas digitales. Algunos programas de correo electrónico tienen funciones propias para crear firmas de forma automática, pero si quieres personalizarla más, probablemente necesites un servicio externo.
Guía paso a paso para crear una firma de correo electrónico con Outlook
Ahora que ya conoces los conceptos principales, vamos a hablar del proceso de cómo hacer una firma de correo electrónico, con un pequeño paso a paso sobre cómo hacer una firma de correo electrónico:
- Elige el programa de correo electrónico que vas a utilizar, ya que cada programa tiene su propio proceso para crear una firma.
- Abre la sección de configuración de firma, probablemente se encuentre en la configuración o en las opciones del programa.
- Se creativo haciendo tu firma: Recuerda que tu firma tiene que ser profesional y representar a tu marca. Debe incluir tu nombre, título o puesto, información de contacto, logo y enlaces a tus redes sociales o sitio web.
- Una vez que tengas lista tu firma, guárdala y configúrala para que aparezca en todos tus correos electrónicos salientes.
Ejemplos de firmas bien y mal hechas
Te dejamos unos ejemplos, para que veas la importancia de una buena firma:
- Firma mal hecha: Uxía Santos, Experta en redacción de blog y reina de las redes sociales. “Siempre en la cima, nunca en la base”. Teléfono: 633 385 794 Email: info@kracia.es Dirección: Parque Empresarial Espiñeira, 20, 15930 Boiro, A Coruña
Este ejemplo es excesivo y poco profesional. Los destinatarios de tus correos pueden encontrarla poco seria.
- Firma bien hecha: Uxía Santos Fernández | Community Manager y redactora de blog en Kracia | Teléfono: 633 385 794 Email: info@kracia.es | Página web: www.kracia.es | Uxía Santos Fernández en LinkedIn
Este ejemplo es sencillo y proporciona toda la información necesaria, sobre ti y tu negocio, sin añadir nada demasiado llamativo.
Consejos para diseñar una firma de correo electrónico efectiva
Al diseñar tu firma, ten en cuenta los siguientes consejos:
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- Mantén el diseño simple y limpio.
- Facilita solo la información de contacto relevante.
- Incluye el logotipo de tu marca.
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- Incorpora tu sitio web y la dirección de tu empresa.
- No olvides añadir indicaciones a tus perfiles de redes sociales más importantes.
Mantén tu firma de correo electrónico bien actualizada
Es crucial revisar y actualizar regularmente tu firma. Si cambias de puesto, tu número de teléfono o tu dirección de correo electrónico, asegúrate de actualizarla.
Conclusión sobre la importancia de emplear la firma de correo electrónico en tu trabajo
Saber cómo utilizar una firma de correo electrónico es imprescindible en el mundo digital actual. Aunque parezca algo sencillo y sin importancia, en realidad es una de las partes más importantes en tus correos electrónicos, ya que es lo que te dará profesionalidad y legitimidad en tus correos electrónicos.
Además, es una forma de dar a conocer tu identidad y tu puesto en tu empresa o en la empresa para la que trabajas.
¿Alguna vez te paraste a pensar que una firma de correo electrónico bien diseñada puede funcionar como una tarjeta de contacto digital?
Esto se debe a que ofreces a los receptores de tus correos, las formas de contacto contigo y con tu empresa, del mismo modo que haces cuando entregas una tarjeta física de tu empresa. Así que, ten en cuenta que una buena firma digital puede ayudarte a fortalecer tus relaciones profesionales y ampliar tu red de contactos.
Esperamos que después de leer esta entrada, ya sepas cómo hacer tu firma digital y te resulte más sencillo reflejar tu profesionalidad y la identidad de tu marca.
